E-Fatura İptali Ve İadesi Nasıl Yapılır?

Günümüzde birçok firmanın muhasebe süreçlerine hızla dahil olan e-fatura ve e-arşiv fatura, şirketlerin faturayla ilgili tüm süreçlerine hız katarken, kazandırdığı verimlilik ile de fark yaratıyor. Ancak kimi zaman büyük bir firmanın yapmış olduğu toplu alımı iptal etmesi, kimi zaman da bireysel bir müşterinin internetten satın aldığı ürünü iade etmesi gerekebiliyor. Peki e-fatura iptali için izlenmesi gereken yollar nelerdir? Bu yazıda e-fatura iptali hakkında tüm merak edilenleri anlatmaya çalışacağız.

E-Fatura Nedir?

Dijital ortamda hazırlanmış faturalara e-fatura denilmektedir. E-fatura, adından da anlaşılacağı üzere kağıda basılmadan, satıcı ve alıcı arasında gönderilmektedir. Muhasebe süreçlerine verimlilik kazandıran e-fatura sistemine günden güne firmalar katılmaya devam etmekte ve büyük oranda maddi tasarruf sağlamaktadırlar. Faturalama süreçlerini ciddi seviyede hızlandıran e-fatura, günümüzde bir lüksten ziyade ihtiyaca dönüşmüştür. Genel olarak e-faturanın sağladığı faydalar şunlardır:

• Faturalama süreçlerini sadeleştirir,
• Hızlandırır,
• Yazdırma, kargolama gibi süreçleri ortadan kaldırır,
• İş yükünü azaltır,
• Fatura takibini kolaylaştırır.

E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

• E-faturada yalnızca sistemde bulunan kullanıcılara gönderim ve alım mümkündür.
• E-arşivde ise, e-fatura sistemi dahilinde sisteme kayıtlı olmayan firmalara kesilen faturaların da dijital ortamda düzenlenebilmesi ve bir nüshasının korunması, ibraz edilmesi mümkün olur.
• E-fatura sadece dijital ortamda gönderilebilir. E-arşiv ise hem dijital hem de kağıt çıktı olarak gönderilebilmektedir.
• E-faturada format zorunluluğu bulunurken (UBL-TR), e-arşiv fatura için böyle bir zorunluluk yoktur.
• E-faturada herhangi bir zaman damgası bulunmamaktadır. E-arşiv faturada ise mali mühür ve zaman damgası olur.
• E-faturalar önce Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) gönderilir. E-arşiv faturada ise ay sonlarında GİB’e rapor vermek yeterlidir.
• E-fatura gönderimi için GİB Portal, özel entegratör ya da entegrasyon gereklidir. E-arşiv fatura da ise sadece özel entegratör kullanmak ya da halihazırda şirketin kendi kullandığı sisteme onay almak yeterli olmaktadır.

E-Arşiv ve E-Fatura İptali / İadesi

İş dünyasına büyük bir verimlilik ve hız kazandıran e-fatura, iptal ya da iade sürecinde de aynı faydaları sağlıyor. Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) e-fatura, matbu fatura ile aynı yasak özelliklere sahiptir. Bu durum, iptal, iade ve itiraz açısından da geçerlidir. Bir başka deyişle VUK ve Türk Ticaret Kanunu, fatura için belirlediği tüm hükümleri, e-fatura ve e-arşiv fatura için de belirlemiştir.

E-fatura iptal ve iade süreçleri, kendi içerisinde şirket ve bireysel müşteri olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.

Şirket E-Fatura İptali ve İadesi

Fatura alıcısının firma olduğu durumlarda, diğer tüm ticari faturalarda olduğu gibi gönderimden 7 gün sonra iptal mümkündür. Aynı şekilde faturayı alan şirket de aynı şekilde fatura alımından itibaren geçerli olan 7 gün içerisinde faturayı reddedebilir. Zaman zaman faturayı alan şirketle görüşerek, faturanın sisteme düşmesinden itibaren geçerli olan 7 günlük süreç içerisinde reddetmelerini talep etmek mümkündür. Alıcı şirketin gelen e-faturayı reddetmesi çok daha pratiktir. Alıcının e-faturayı reddetme ile beraber, yeni bir e-fatura hazırlanıp gönderilebilir. Fatura alıcıları için 7 günlük iptal süresinin aşılması halinde iade e-fatura imkanı bulunmaktadır. Alıcı tarafta olan şirket bir iade e-faturası hazırlayarak, mahsuplaşma sağlayabilir.

Bireysel Müşteri E-Fatura İptali ve İadesi

Ürün iadesi amacıyla iptal edilmesi istenen bir e-arşiv fatura varsa, faturayı gönderimi yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içerisinde iptal etmek mümkündür. Ancak 7 günü aşan durumlarda bireysel müşterinin iade faturası kesmesi gerekmektedir. Elbette bireysel müşteri şirketi olmadığı için iade faturası kesemez. İşte böyle durumlar için bireysel müşterilerin 30 gün boyunca aldıkları ürünü iade etme hakları bulunmaktadır. Satıcı şirketlerin ise kendilerine gider pusulası oluşturması gerekir.

Bireysel müşterilerin ürün iadesi yapabilmesi için, satış yapan şirketin ibraz ettiği şartlara uyması gerekir. Şartlara uygunluk söz konusu olduğunda iade gerçekleşir. Günümüzde internetten satın alınan ürünlerin iadesinde müşterilerin, kendilerine dijital ortamdan gönderilen faturanın çıktısını almaları gerekmektedir. Çıktı aldıktan sonra ilgili faturanın iade ile ilgili bölümü doldurulmalıdır. Daha sonra ürünle beraber iade bölümü doldurulan fatura satıcıya geri gönderilmelidir. Zaman zaman internet üzerinden yapılan alışverişlerde bu faturalar yalnızca sanal olarak değil, ürünle beraber kargo paketinin içerisine yerleştirilmiş olarak da gönderilebilmektedir.